Bei vielen Gründungen von Unternehmen stellt sich die Frage, welche Tools Sinn machen um interne Prozesse zu vereinfachen. Auch bei 7METER17 standen wir vor der Entscheidung, welche Tools von Vorteil wären. Die zahlreichen Anbieter in jedem Bereich machen die Suche nach der optimalen Lösung nicht gerade einfacher. In diesem Blog-Artikel möchten wir euch die Tools vorstellen, die wir selbst nutzen.

Interne Kommunikation: Slack

Für unsere interne Kommunikation nutzen wir den Messaging-Dienst Slack. Für junge Agenturen wie unsere, ist der kostenlose Workspace den Slack anbietet absolut ausreichend. Neben den direkten Chats mit allen Mitarbeitern eines Workspaces können Channel angelegt werden, um themen- oder projektbezogen zu kommunizieren. Dokumente können genauso wie Bilder ganz einfach in den Chat eingebunden werden. Per Mobile App ist das Tool auch unterwegs bequem am Smartphone nutzbar. Eine Integration von Anwendungen wie Google Drive, Google Calendar, Twitter oder Dropbox sind ebenfalls möglich. Gegen Aufpreis können weitere Funktionen genutzt werden, die vor allem für größere Unternehmen von Interesse sind.

Projektmanagement: Jira

Das Projektmanagement-Tool Jira ist vor allem auf die Softwareentwicklung ausgelegt und eignet sich deshalb bestens für uns. Sämtliche Prozesse und Aufgaben können in Tickets angelegt werden. Mit diesen Tickets wird zunächst das ganze Projekt mit Zuständigkeiten, Status und weiteren Informationen im Backlog geplant. SCRUM und Kanban können problemlos abgebildet werden und es ist möglich, mehrere Boards in einem Projekt zu pflegen (bspw. Refinement/Grooming & Development). Jira ist ein mächtiges Tool, welches eigene Workflows und die Zusammenarbeit mit Kunden enorm erleichtert.

Wissensmanagement: Confluence

Bei jedem Projekt machen wir viele neue Erfahrungen. Um diese zu sammeln, nutzen wir das Tool Confluence. Dieses Tool ist ein Wiki und vom selben Hersteller wie Jira. Wir nutzen es um Reviews, Retrospektiven und Meeting-Protokolle abzulegen und zu verwalten. Der Vorteil ist, dass die Projekte direkt aus Jira übernommen und mit Kommentaren und den relevanten Informationen versehen werden können.

Zeiterfassung: Toggl

Ein wichtiges Thema in Unternehmen ist die Zeiterfassung. Da wir immer projektbezogen arbeiten und die erbrachten Stunden dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden müssen, nutzen wir das Zeiterfassungstool Toggl. Aktivitäten können direkt Projekten zugeordnet und sekundengenau erfasst werden. Ein weiterer Vorteil sind die automatisch erstellten Reports. Diese erleichtern dank Filtern die Abrechnung der einzelnen Projekte.

Datentransfer: WeTransfer

Gelegentlich müssen größere Datenmengen übertragen werden. Dafür nutzen wir für nicht-sensible Daten WeTransfer. Dieses Tool bietet einige Vorteile. Daten mit einer Größe von bis zu 2GB können einfach hochgeladen und an eine Mail-Adresse verschickt werden. Ein Benutzerkonto ist dafür nicht notwendig. Nach einer Woche wird die Datei vom Server gelöscht und kann nicht mehr heruntergeladen werden. Für den Transfer von Daten, ist dieses Tool durchaus nützlich.

Stressbewältigung: QuakeJS

Um diesen Stress zu bewältigen und aus dem Büroalltag zu entfliehen, kann eine kleine Runde Quake Live nicht schaden. Quake bietet in der Browserversion Quake Live die optimale Lösung, um zwischendrin mal eben ein paar Minuten abzuschalten.

Organisation: Dailies

Bei allen anstehenden Aufgaben kann schnell der Überblick verloren werden. Um immer zu wissen was gerade ansteht und an welchen Projekten die Kollegen zurzeit arbeiten, machen wir bei 7METER17 täglich ein Daily. In Verbindung mit einem projektübergreifenden Kanban-Board berichtet jeder Mitarbeiter, was sein Plan für den jeweiligen Arbeitstag ist und welche Aufgaben am vorherigen Tag erledigt wurden. Die maximale Dauer eines Dailies sollte 15 Minuten nicht überschreiten, damit man sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. So hat jeder seine Aufgaben im Blick und stellt sicher, dass nichts in Vergessenheit gerät. Dies ist ein einfache aber effektive Methode zur Selbstorganisation.

Projektmanagement: SCRUM

Bei der Umsetzung unserer Projekte nutzen wir die SCRUM-Methode, die in der Softwareentwicklung sehr verbreitet ist. SCRUM ist ein Modell der agilen Softwareentwicklung, welches sich durch hohe Transparenz, hohe Überprüfbarkeit und seine Anpassungsfähigkeit auszeichnet. Nach dem das Product-Backlog, eine Liste von Anforderungen, mithilfe von User Stories erstellt wurde, wird ein 14-tägiger Sprint geplant. Im Sprint-Planning wird das Sprint-Backlog erstellt und anschließend der Sprint gestartet. Nach dem Sprintende wird ein Review (Präsentation der Ergebnisse mit dem Auftraggeber) und eine Retrospektive („Was ist gut gelaufen? Was ist schlecht gelaufen?“) abgehalten. Bei 7METER17 arbeiten wir nach dieser Methode, um Projekte schnellstmöglich und mit einer hohen Effektivität sowie Qualität umzusetzen.

Abbildung: Der SCRUM-Prozess.
Abbildung: Der SCRUM-Prozess.

Zusammenfassung

Mit den genannten Tools & Methoden sind wir bisher in über zwei Jahren 7METER17 gut gefahren. Jedes Tool bringt individuelle Vorteile mit sich, die es optimal miteinander zu verbinden gilt. Einige der Tools sind kostenlos, leicht zu integrieren und umzusetzen. Seid auch ihr auf der Suche nach den optimalen Anwendungen für euer Unternehmen? Lasst euch gerne von unseren Erfahrungen inspirieren. Möchtet ihr lieber eine eigene individuelle Lösung oder habt Rückfragen? Dann kontaktiert uns gerne!